Vi kommer til at ændre vores vaner

Den nye databeskyttelsesforordning, som træder i kraft 25. maj, får betydning for langt de fleste medarbejdere på AU. Alle har et ansvar for at sætte sig ind i reglerne og hvilke nye vaner og arbejdsgange, der er påkrævet.

16.05.2018 | Christina Troelsen

Prodekan Søren R. Keiding. (Foto: Anders Trærup/AU Kommunikation)

Hvis du som forsker arbejder med forskningsprojekter der involverer brug af personoplysninger, fx fra befolkningsundersøgelser, er du sikkert klar over, at det kræver særlige forholdsregler at håndtere og beskytte personoplysningerne forsvarligt.

Men ved du, at også mails med sygemeldinger fra kollegaer, ansøgninger fra kolleger i udlandet vedhæftet CV, eller mails fra studerende om eksamen kan indeholde personoplysninger som gør, at du ikke må have dem liggende i din mailboks, når du ikke skal bruge dem i forbindelse med løsning af konkrete opgaver.

”Det er vigtigt, at alle medarbejdere på en meningsfuld måde kan forsætte deres arbejde med forskning, undervisning og administration efter 25. maj, men det er også vigtigt, at vi alle overholder de nye regler. Det kommer uundgåeligt til at påvirke den måde, vi arbejder på, og vi kommer til at ændre vores vaner”, siger prodekan Søren R. Keiding, som er ST’s repræsentant i AU’s datateam. Han fortsætter:

”Ledelsen og administrationen arbejder hårdt på, at alle vores processer fremadrettet er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, og det skulle gerne gøre det lettere at få implementeret de nye vaner. Men der ligger en stor opgave i at få ryddet op i gamle mails, harddiske, arkiver og papirbunker. Man kan finde en række gode råd og tips på hjemmesiden, men grundlæggende er der ikke meget andet at gøre for den enkelte medarbejder end at komme i gang med oprydningsopgaven”.

Ryd op i din mailboks

Personoplysninger dækker over mange forskellige typer oplysninger, for eksempel navn, alder, adresse, telefonnummer, cpr.nr., sygdomsperioder, løndata, osv. Læs mere om forskellige typer af personoplysninger.

Hvis du har personoplysninger liggende, som efter 25. maj kun må opbevares i sikrede systemer, er det dit ansvar at rydde op og sikre at oplysningerne bliver slettet eller makuleret eller flyttet til et sikkert system. Læs mere om opbevaring af personoplysninger.

Det kan være tidskrævende at gennemgå ens mailboks for at finde ud af, hvilke mails der skal opbevares et andet sted, og hvilke der skal slettes, fordi der ikke længere er et formål med at opbevare oplysningerne. Her får du nogle god råd til fx hvilke søgeord du kan bruge for at finde mails med personoplysninger.

Undgå at have personoplysninger liggende – både digitalt og i print

Det kan også være nødvendigt at rydde op både lokalt på din computer og på netværksdrev og eksterne drev fx USB-nøgler og harddiske for at slette dokumenter med personoplysninger. Overvej at lave ugentlige eller månedlige oprydningsrutiner, hvor du sletter alt, der ikke er reelt behov for. Personoplysninger, som du rent juridisk ikke kan forsvare at have liggende, fordi de ikke længere er nødvendige for den opgave, du løser, skal du slette med det samme og senest efter højst 30 dage.

Har du for vane at printe dokumenter, når de skal læses grundigt? Hvis ja, skal du være opmærksom på, at dokumenter med personoplysninger, der ligger på dit fysiske skrivebord, i en ulåst skuffe eller hænger på opslagstavlen, let kan blive stjålet eller væk, og derfor ikke er opbevaret sikkert. Sørg derfor for at printede dokumenter med personoplysninger opbevares forsvarligt låst inde og makuleres, når du ikke længere har brug for dem.

Vær også opmærksom på, at du ikke har personoplysninger, som du ikke bør have, liggende på din smartphone, tablet og/eller bærbare computer, da de kan udgøre en sikkerhedsrisiko, hvis enhederne bliver tabt eller stjålet.

Læs 5 gode råd til håndtering af personoplysninger  og bliv klogere på hvordan du skal forholde dig til de skærpede regler i den nye persondataforordning efter 25. maj.

Se også særlig information til undervisere og vejledere.

Kontakt

 

Få hjælp og vejledning om databeskyttelse på AU's hjemmeside eller se kontaktoplysninger for de relevante kontaktpersoner.

Medarbejdere
89573 / i31