Info om webformularsystemet

Hvad?

Ansatte/studerende oprettet som bruger i systemet kan selv oprette webformularer og tilpasse disse til formålet; Det kan være til nyhedsbreve (fx til gymnasielærere), i forbindelse med arrangementer (fx Offentlige foredrag i Naturvidenskab, praktikker, konferencer, gymnasielærerdage, åbent hus, receptioner), til projekter (fx Det rullende Universitet) m.v.

Hvor?

Log ind på webforms.au.dk/Adgang. Her kan man følge med i tilmeldingerne (hvem der har oprettet sig i de formularer som er tilknyttet ens redaktørbruger), oprette/redigere/slette folk, trække regneark ud, sende e-mails til abonnenterne, oprette/ændre/slette formularer m.v. via menupunkterne:

  • Vis og rediger personers indtastning: se hvem der har oprettet sig i webformularen. Rediger i deres oplysninger (herunder slette dem m.v.) ved at klikke på "Edit".
  • Gem som komma-separeret fil: trække alt ud i et regneark
  • Tilmeld person: tilmelde folk i hånden/manuelt (det er det samme som sker når folk tilmelder sig via tilmeldingslinket i frontend)
  • Mailfunktioner: send e-mails til hele eller delmængde af abonnenter på webformularen (efter forskellige kriterier eller "håndplukket manuelt")
  • Rediger tekster: rediger de tekster/e-mails abonnenten ser/modtager ved tilmelding/afmelding til webformularen. Du har, med (en minimal) indsigt i html, mulighed for at 'designe' layoutet med billeder og tekststørrelser.
  • Rediger egenskaber: rediger webformularen: opret nye felter, sæt maksgrænsen for antal reservationer, indsæt nye overskrifter og flytte rundt på disses rækkefølge m.v.
  • Importer anden liste hertil: importer (overfør) data fra (nogle) abonnenter fra en anden formular til webformularen.
  • Opret kopi: opretter en tro kopi af webformularen.

Når en person tilmelder sig får vedkommende en e-mail som kvittering. Via denne e-mail kan vedkommende siden hen altid kontrollere og ændre sin tilmelding – herunder evt. framelde sig. Abonnenterne har løbende adgang til deres profil samt adgang til at ændre i data for denne (evt. indtil en bestemt dato bestemt af redaktøren). Abonnenterne kan fx ændre deres data i et projekt de deltager i (”profil”), ændre postadressen tilknyttet nyhedsbreve, afbestille deres pladser til foredrag eller ændre tilmelding til gymnasielærerdag og dermed give plads til andre. Det sker uden at redaktøren skal involveres: I samme øjeblik en reservation afbestilles, frigøres en plads automatisk inden for den max-ramme som redaktøren har valgt.

Oprettelse af redaktører (brugere) og styring brugerrettigheder kan kun udføres af systemadministrator - skriv til Jens Holbech, holbech@science.au.dk, for at blive oprettet som redaktør (bruger).

Systemadministrator har mulighed for at tildele redaktører (brugere) forskellige rettigheder til hver enkelt formular på en skala fra 0-40: Fra "kan alt (fra redigere til udsende e-mails)" til "kun læse" (fx brugt til samarbejdspartnere uden for AU).

Hvordan?

Klik på emnerne for at folde ud og læse mere:

  • Oprette og redigere en webformular
    • Oprettelse
      Hvis du skal oprette en webformular til et nyt arrangement/projekt er det lettest at klikke på linket 'opret kopi' længst til højre for en allerede eksisterende webformular. Hermed får du en tro kopi af denne webformular og kan dermed genbruge hele eller dele af den gamle opbygning.
    • Redigering
      Klik på 'Rediger tekster' for at rette formulartitlen (i feltet 'navn på listen'), de beskeder som abonnenten får ved oprettelse, teksten i den e-mail kvittering som abonnenten modtager efter oprettelse, afsender-e-mailadresse på denne m.v.
      Du har, med (en minimal) indsigt i html, mulighed for at 'designe' layoutet med billeder og tekststørrelser (se eksempel).
    • Klik på 'Rediger egenskaber' for at redigere i selve webformularens opbygning.
      Hvis du vil have en e-mail tilsendt hver gang en abonnent har oprettet sig i den pågældende webformular, så indsæt din e-mailadresse i de tre felter (’Ved oprettelse’, ’Ved ændring’ og ’Ved sletning’).
    • Du har løbende mulighed for at ændre i en formular som er i drift – dvs. efter at abonnenterne er begyndt at tegne sig. Både oprette nye felter, ændre maksgrænsen for antal reservationer, indsætte nye overskrifter og flytte rundt på disses rækkefølge m.v.
    • Tilmeld til slut gerne dig selv - så kan du se alle teksterne i flowet og får du også selv de e-mails som du senere sender abonnenterne.
  • Sende e-mails
    • Under "Sende e-mails" kan du sende e-mails til hele eller en delmængde af abonnenter på hver enkelt formular (efter forskellige kriterier eller "håndplukket manuelt").
    • Send inden afsendelse en testmail til dig selv: Tryk på 'Test' for at sende en testmail til e-mail adressen noteret i feltet til højre derfor. Således kan du se hvor din e-mail kommer til at se ud, inden du sender den ud til listen.
      Kontroller også gerne inden afsendelse hvem der er sat som automatisk afsender for din e-mail; dette er noteret i feltet 'Afsender e-mail'
  • Se eller eksporter abonnenters data
    • Se hvem der har oprettet sig i webformularen under 'Vis og rediger personers indtastning'.
      Øverst tæller systemet automatisk summer i afkrydsningsfelter ("tjekfelter"), talfelter og radiobutton-felter. Fx 43 'JA' og 13 'NEJ' (systemet kan ikke autogenerere præsentation af webformularers data i tabeller og grafik).
    • Tryk på 'Gem som komma-separeret fil' for at eksportere data til .csv-fil (til fx regneark)
    • Det er ikke muligt at importere abonnenter eller spørgsmål til webformularer fra andre programmer (fx Word eller e-mail)
  • Hvis en abonnent taster deres e-mailadresse forkert
    • Da du er sat til at være e-mail-afsender er det også dig som vil modtage en fejl-e-mail hvis en af abonnenterne ved en fejl taster forkert og derfor tilmelder sig på en e-mailadresse som ikke eksisterer (fx bruger æ, ø, å eller taster andre fejl: hotmaill.com eller hotmail.dk).
      En sådan fejl-e-mail vil typisk kan have emnelinien/subject'et noget i stil med:

      Returned mail: see transcript for details
      eller
      Delivery Status Notification (Failure)
      eller
      Mail Delivery Subsystem <MAILER-DAEMON>

      og der vil i selve brevet stå noget a la:

      The original message was received at Wed, 17 Sep 2007 11:38:46 +0100 from nat1 [10.12.1.14] ----- The following addresses had permanent fatal errors -----
      <møller@århus-gym.dk>

      I så fald kan du bare rette lærerens adresse hvis du kan gætte fejlen – det vil ofte være let at finde den – fx via Google – da lærerens gymnasium og navn står anført eller ved at ringe til læreren. Du kan fx også prøve at tilmelde dig OG med vilje skrive din e-mail-adresse forkert – så ser du hvordan den fejl-e-mail som du får ser ud.

Kontakt gerne Jens Holbech, Povl-Henrik Lindhard eller Julie Schmøkel med spørgsmål til systemet
Kontakt gerne Julie Schmøkel med spørgsmål til denne manual

 

 

92567 / i31